MANUAL DE SEGURIDAD PARA LA PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

ABRIL DE 2017

TABLA DE CONTENIDO

OBJETIVO……………………………………………………………………………………………………. 3

ÁMBITO DE APLICACIÓN …………………………………………………………………………………. 3

DEFINICIONES………………………………………………………………………………………………. 4

PRINCIPIOS RECTORES ……….…………………………………………………………………………. 5

CATEGORÍAS ESPECIALES DE DATOS…………………………………………………………………. 6

Datos sensibles …..………………………………………………………………..………………. 6

Derechos de los niños, niñas y adolescentes ………………………………..…………………. 7

DERECHOS Y CONDICIONES DE LEGALIDAD PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS …………….7

Derechos de los titulares …..………………………………………………………………………. 7

Autorización del titular ……………………………………………..………………………………. 8

Casos en que no es necesaria la autorización …..……………………………..………………. 8

Suministro de la información ……..………………..………………………………………………. 8

Deber de informar al titular ………..………………..…………………………..…………………. 9

Personas a quienes se les puede suministrar información …….……………………..………. 9

TRATAMIENTO Y FINALIDAD DE LA OBTENCIÓN DE LOS DATOS PERSONALES ……………….9

RESPONSABLES DEL TRATAMIENTO DE DATOS …………………………………………………….9

DEBERES DEL RESPONSABLE Y ENCARGADO DEL TRATAMIENTO DE DATOS ………………10

Deberes del responsable del tratamiento de datos …………………………..…………………10

TRANSFERENCIA DE DATOS A TERCEROS PAISES …………………………………….…………..10

DATOS RECOLECTADOS ANTES DE LA REGLAMENTACIÓN DE PROTECCIÓN DE DATOS …11

LIMITACIONES TEMPORALES PARA EL TRATAMIENTO ……………………………………………11

AUTORIDAD DE PROTECCIÓN DE DATOS ……………………………………………………………11

SANCIONES …………………………………………………………………………………………………12

MARCO LEGAL ……………………………………………………………………………………………..12

VIGENCIA ……………………………………………………………………………………………………12

AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES POR ACEP-CB ..13

Política de tratamiento de datos personales ………………………………..…………………..13

Política de seguridad y vigilancia ….……………………………………………………………..14

OBJETIVO

Asegurar el adecuado tratamiento de los datos personales por medio de la política, procedimientos y lineamientos establecidos, que tienen todas las personas , de conocer, actualizar y rectificar la información que se haya recogido en ACEP-CB sobre ellas en bases de datos o archivos, así como los demás derechos, libertades y garantías constitucionales a que se refiere el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, y el derecho a la información, consagrado en el artículo 20 de la carta magna de los derechos humanos.

ÁMBITO DE APLICACIÓN

Este manual aplica para el tratamiento de los datos personales que ACEP-CB realiza para llevar a cabo el servicio que brinda a los colaboradores, proveedores y beneficiarios; Los controles y procedimientos aquí establecidos son la guía para el tratamiento de los datos contenidos en los sistemas de información que ACEP-CB dispone para manejar la información que le ha sido autorizada y entregada por parte de los titulares, causahabientes o representantes legales.

El tratamiento de los datos personales es realizado por ACEP-CB en sus sistemas de información, los lineamientos de seguridad y privacidad vigentes en el presente manual rigen para las entidades, colaboradores, proveedores y de cualquier naturaleza con los que ACEP-CB establezca algún relacionamiento en beneficio de prestar un servicio suministrado a través de la corporación.

El régimen de protección de datos personales que se establece en la Ley 1581 de 2012 no será de aplicación:

A las bases de datos o archivos mantenidos en un ámbito exclusivamente personal o doméstico.
A las bases de datos y archivos que tengan por finalidad la seguridad y defensa nacional, así como la prevención, detección, monitoreo y control del lavado de activos y el financiamiento del
A las bases de datos que tengan como fin y contengan información de inteligencia y
A las bases de datos y archivos de información periodística y otros contenidos
A las bases de datos y archivos regulados por la Ley 1266 de 2008.
A las bases de datos y archivos regulados por la Ley 79 de

Los principios sobre protección de datos serán aplicables a todas las bases de datos, incluidas las exceptuadas en el Artículo 2° de la Ley 1581 de 2012, con los límites dispuestos en la ley y sin reñir con los datos que tienen características de estar amparados por la reserva legal. En el evento que la normatividad especial que regule las bases de datos exceptuadas prevea principios que tengan en consideración la naturaleza especial de datos, los mismos aplicarán de manera concurrente a los previstos en dicha Ley.

DEFINICIONES

Las definiciones contenidas en el presente manual son tomadas de la legislación vigente sobre la que se establecen los lineamientos para la protección de los datos personales y del derecho a la información por parte de los titulares, las cuales sirven para tener un entendimiento basado en los conceptos de la norma en el contexto de ACEP-CB.

Autoridad de protección de datos (APD): Conforme al Artículo 19 de la Ley 1581 de 2012, la APD corresponde a la Superintendencia de Industria y Comercio a través de la Delegatura para la Protección de Datos.

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales por parte de ACEP-CB.

Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por ACEP-CB, dirigida al titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

En lo pertinente, el aviso de privacidad se informa a los titulares, causahabientes y representantes por los siguientes medios:

Declaraciones de los correos electrónicos salientes
En los portales Web de ACEP-CB.

Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.

Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales o de derechos humanos. De la misma forma datos que promuevan intereses de cualquier partido político o que avalen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición.

Dato semiprivado: Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como el dato financiero y crediticio de actividad comercial o de servicios a que se refiere el Título IV de la Ley 1266 de 2008.

Ley Estatutaria de Protección de Datos Personales (LEPDP): Ley Estatutaria de 1581 de 2012, por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales.

Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos, que, para efectos del presente manual, de la LEPDP y de la APD corresponde a ACEP-CB la figura de responsable.

Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.

Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando ACEP-CB ubicado en Colombia, envían información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta de ACEP-CB.

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

PRINCIPIOS RECTORES

El tratamiento de los datos personales en ACEP-CB se rige por los principios rectores conformes a la normatividad, los cuales se utilizan para determinar los lineamientos de seguridad y privacidad en las operaciones de recolección, almacenamiento, intercambio, uso y procesamiento de los datos personales.

Acceso y circulación restringida: El tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones del presente manual de protección de datos personales, la ley, decretos y la Constitución Política de Colombia. En este sentido, el tratamiento es realizado por personas autorizadas por ACEP-CB o por las personas previstas en la Ley 1581 de 2012.

Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados conforme a la LEPDP. En atención a este mandato, la información personal que ha sido autorizada a ACEP-CB para su tratamiento no se encuentra disponible en medios masivos o divulgados a través de Internet sin que medien mecanismos de control de acceso y seguridad.

Confidencialidad: Todas las personas que en ACEP-CB intervienen en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la LEPDP y en los términos de la misma.

El cumplimiento de este requisito se lleva a cabo a través de cláusulas de confidencialidad que protegen la información personal ante situaciones de posible divulgación de datos por parte de colaboradores y terceras partes autorizadas para el tratamiento.

Libertad: El tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.

Seguridad: La información sujeta a tratamiento por el responsable del tratamiento o encargado del tratamiento a que se refiere la presente ley, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. Para lo cual ACEP-CB en calidad de responsable del tratamiento de la información personal de sus colaboradores, proveedores, beneficiarios, y contratistas ha adoptado las medidas administrativas, humanas y técnicas necesarias para asegurar los datos y evitar su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

Transparencia: En el tratamiento debe garantizarse el derecho del titular a obtener del responsable del tratamiento o del encargado del tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan. ACEP-CB tiene a disposición de los titulares de la información personal los canales y procedimientos para que puedan ejercer su libre derecho de acceso a los datos que de ellos reposan en los sistemas de información.

Veracidad o calidad: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

CATEGORÍAS ESPECIALES DE DATOS

La LEPDP considera dentro de la categoría de datos especiales los datos sensibles y los relativos a las niñas, niños y adolescentes, Artículos 5° y 7° respectivamente.

Datos sensibles

Para los propósitos de la Ley 1581 de 2012, se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales o de derechos humanos. De la misma forma datos que promuevan intereses de cualquier partido político o que avalen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición.

Por disposición del Decreto 1377 de 2013 se informa al titular que:

Por tratarse de datos sensibles no está obligado a autorizar su tratamiento.
Además de los requisitos generales de la autorización para la recolección de cualquier tipo de dato personal objeto de tratamiento es sensible y la finalidad del tratamiento corresponde a las necesidades para la prestación de los servicios ACEP-CB, por lo cual se debe obtener su consentimiento
Ninguna actividad podrá condicionarse a que el titular suministre datos personales

Derechos de los niños, niñas y adolescentes

En el tratamiento se asegurará el respeto a los derechos prevalentes de los niños, niñas y adolescentes.

Queda proscrito el tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes, salvo aquellos datos que sean de naturaleza pública.

Es tarea del Estado y las entidades educativas de todo tipo proveer información y capacitar a los representantes legales y tutores sobre los eventuales riesgos a los que se enfrentan los niños, niñas y adolescentes respecto al tratamiento indebido de sus datos personales, y proveer de conocimiento acerca del uso responsable y seguro por parte de niños, niñas y adolescentes de sus datos personales, su derecho a la privacidad y protección de su información personal y la de los demás.

DERECHOS Y CONDICIONES DE LEGALIDAD PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS

La normatividad que vela por la protección de los datos personales otorga a sus titulares derechos y condiciones para el tratamiento de la información relacionada a continuación:

Derechos de los titulares

El titular de los datos personales tendrá los siguientes derechos:

Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a ACEP-CB. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado a ACEP-CB.
Solicitar prueba de la autorización otorgada a ACEP-CB salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento, de conformidad con lo previsto en el Artículo 10 de la Ley 1581 de
Ser informado por ACEP-CB o en su nombre, previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos personales.
Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen;
Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el tratamiento ACEP-CB, ha incurrido en conductas contrarias a la Ley de Protección de Datos Personales y a la Constitución Política de Colombia (CPC).
Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento por parte de ACEP-CB.

Autorización del Titular

Sin perjuicio de las excepciones previstas en la ley, en el tratamiento se requiere la autorización previa e informada del titular, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior.

Atendiendo lo dispuesto en el Artículo 9° de la Ley 1581 de 2012, ACEP-CB tiene implementado los siguientes mecanismos mediante los cuales informa a los titulares y obtiene la autorización para el tratamiento de datos personales, y expresa para datos sensibles, de niñas, niños y adolescentes.

Cláusulas de confidencialidad en los contratos.
Carta de autorización personal para el manejo de la información suministrada.
Políticas del manejo de las bases de datos por medio de la página corporativa.

Casos en que no es necesaria la autorización

La autorización del titular no será necesaria cuando se trate de:

Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
Datos de naturaleza pública.
Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
Datos relacionados con el Registro Civil de las

Quien acceda a los datos personales sin que medie autorización previa deberá en todo caso cumplir con las disposiciones contenidas en la Ley 1581 de 2012.

Suministro de la información

La información solicitada por parte de los titulares será suministrada vía correo electrónico, correo físico según corresponda el caso y proceder conforme a la Ley de Protección de Datos personales.

Deber de informar al titular

ACEP-CB informa de manera clara y expresa que:

El tratamiento de los datos personales tiene propósitos específicos para la prestación de servicios dentro de las facultades otorgadas por la legislación según marco legal que rige sus funciones.
El carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que le sean hechas, cuando estas versen sobre datos sensibles o sobre los datos de las niñas, niños y adolescentes.
Los derechos que le asisten como titular de consultar, actualizar, rectificar, suprimir, revocar la autorización y conocer el uso que ACEP-CB realiza sobre sus datos personales.
La identificación, dirección física o electrónica y teléfono de ACEP-CB.

Personas a quienes se les puede suministrar información

La información que reúna las condiciones establecidas en la LEPDP podrá suministrarse a las siguientes personas:

A los titulares, sus causahabientes o sus representantes
A las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden
A los terceros autorizados por el titular o por la

TRATAMIENTO Y FINALIDAD DE LA OBTENCIÓN DE LOS DATOS PERSONALES

ACEP-CB, y sus filiales en la figura de responsables y encargados realizan tratamientos de datos personales y datos de categoría sensibles, niñas, niños y adolescentes. Dentro de las operaciones que se ejecutan está la recolección, almacenamiento, uso, circulación, transferencia, transmisión y supresión bajo los lineamientos de la legislación de protección de datos.

RESPONSABLES DEL TRATAMIENTO DE DATOS

ACEP-CB dispone de una estructura organizativa conformada por procesos institucionales que le permite ejecutar el tratamiento de datos personales conforme a la ley y la Constitución, el tratamiento está fuertemente apoyado en un Sistema de Gestión de Tratamiento de Datos (SGTD) articulado por cuatro fases de planear, implementar y operar, monitorear y revisar, y mejorar, el cual se encuentra consolidado en la administración de riesgos, aspecto que hace del SGTD un sistema sostenible en el tiempo.

ACEP-CB con NIT 830.075.961-6 es la entidad responsable del tratamiento de datos personales domiciliada en la ciudad de Bogotá D.C. en la Transversal 36 No. 59 B80 sur Arborizadora Baja.

DEBERES DEL RESPONSABLE Y ENCARGADO DEL TRATAMIENTO DE DATOS

La LEPDP establece los deberes de los responsables y encargados del tratamiento de los datos personales, que para el propósito de este manual corresponde a ACEP-CB, los cuales se especifican a continuación:

Deberes del responsable del tratamiento de datos

ACEP-CB en calidad de responsable del tratamiento de los datos personales le son pertinentes los deberes relacionados en el Artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la LEPDP y del marco legal que regula sus actividades:

Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el
Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización
Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al encargado del tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a éste se mantenga
Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la Ley 1581 de 2012.
Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.
Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus
Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y

TRANSFERENCIA DE DATOS A TERCEROS PAISES

La LEPDP (Ley 1581 de 2012) prohíbe la transferencia de datos personales de cualquier tipo a países que no proporcionen niveles adecuados de protección de datos. Se entiende que un país ofrece un nivel adecuado de protección de datos cuando cumpla con los estándares fijados por la Superintendencia de Industria y Comercio sobre la materia, los cuales en ningún caso podrán ser inferiores a los que la presente ley exige a sus destinatarios.

Esta prohibición no regirá cuando se trate de:

Información respecto de la cual el titular haya otorgado su autorización expresa e inequívoca para la
Transferencias acordadas en el marco de tratados internacionales en los cuales la República de Colombia sea parte, con fundamento en el principio de
Transferencias necesarias para la ejecución de un contrato entre el titular y ACEP-CB, o para la ejecución de medidas precontractuales siempre y cuando se cuente con la autorización del
Transferencias legalmente exigidas para la salvaguardia del interés público, o para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.

Parágrafo 1°. En los casos no contemplados como excepción al Artículo 26 de la Ley 1581 de 2012, corresponderá a la Superintendencia de Industria y Comercio, proferir la declaración de conformidad relativa a la transferencia internacional de datos personales. Para el efecto, el Superintendente queda facultado para requerir información y adelantar las diligencias tendientes a establecer el cumplimiento de los presupuestos que requiere la viabilidad de la operación.

Parágrafo 2°. Las disposiciones contenidas en el Artículo 26 de la Ley 1581 de 2012 serán aplicables para todos los datos personales, incluyendo aquellos contemplados en la Ley 1266 de 2008.

DATOS RECOLECTADOS ANTES DE LA REGLAMENTACIÓN DE PROTECCIÓN DE DATOS

En cumplimiento del Artículo 10 del decreto 1377 de 2013, el cual reglamenta la recolección de la autorización de tratamiento de datos personales antes de la expedición de la norma, ACEP-CB a través del portal Web informa a los titulares, causahabientes y representantes legales de información personal sobre los derechos que la LEPDP les otorga.

LIMITACIONES TEMPORALES PARA EL TRATAMIENTO

ACEP-CB solo recolecta, almacena, usa o circula los datos personales durante el tiempo que sea razonable y necesario, de acuerdo con las finalidades justificadas en el tratamiento, atendiendo a las disposiciones aplicables a la materia de que se trate y a los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información. Una vez cumplida la o las finalidades del tratamiento y sin perjuicio de normas legales que dispongan lo contrario, se debe proceder a la supresión de los datos personales en su posesión. No obstante, lo anterior, los datos personales serán conservados cuando así se requiera para el cumplimiento de una obligación legal o contractual de acuerdo al marco legal.

AUTORIDAD DE PROTECCIÓN DE DATOS

La Superintendencia de Industria y Comercio, a través de una Delegatura para la Protección de Datos Personales, ejercerá la vigilancia para garantizar que en el tratamiento de datos personales se respeten los principios, derechos, garantías y procedimientos previstos en la Ley de Protección de Datos Personales para Colombia.

SANCIONES

La Superintendencia de Industria y Comercio podrá imponer a los responsables del tratamiento y encargados del tratamiento las siguientes sanciones:

Multas de carácter personal e institucional hasta por el equivalente de dos mil (2.000) salarios mínimos mensuales legales vigentes al momento de la imposición de la sanción. Las multas podrán ser sucesivas mientras subsista el incumplimiento que las originó
Suspensión de las actividades relacionadas con el tratamiento hasta por un término de seis (6) meses. En el acto de suspensión se indicarán los correctivos que se deberán adoptar.
Cierre temporal de las operaciones relacionadas con el tratamiento una vez transcurrido el término de suspensión sin que se hubieren adoptado los correctivos ordenados por la Superintendencia de Industria y Comercio;
Cierre inmediato y definitivo de la operación que involucre el tratamiento de datos sensibles.

MARCO LEGAL

Los decretos, Leyes y Sentencias pertinentes al presente apartado establecen el marco legal que faculta a ACEP-CB para el ejercicio de sus funciones, y surge la necesidad de ejecutar el tratamiento de datos personales.

Artículo 15, 20, 44 y 45 Constitución Política de Colombia.
Ley 527 de 1999.
Ley 1581 de 2012.
Ley 1273 de 2009.
Decreto 886 de
Decreto 1377 de
Sentencia C – 748 del 2011, de la Corte Constitucional.

VIGENCIA

Este manual rige a partir de 24 de abril de 2017 y deroga los documentos y estatutos que se hayan formulado anterior a la presente fecha o que en adelante se suscriban por fuera de esta instancia.

Las actividades de ACEP-CB obedecen a las que la ley le otorga, para el cumplimiento de las mismas requiere hacer el tratamiento de datos personales, sensibles, de niñas, niños y de menores, cuya permanencia en los sistemas de información está sujeta a las relaciones que se mantienen con los colaboradores, proveedores y beneficiarios.

AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES POR ACEP-CB

Ciudad y fecha: _________________________

Nombre: ____________________________________________

POLITICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Dando cumplimiento a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, «Por el cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales» y de conformidad con lo señalado en el Decreto 1377 de 2013, con la firma de este documento manifiesto que he sido informado por ACEP-CB NIT 830.075.961-6 de lo siguiente:

ACEP-CB actuará como Responsable del Tratamiento de datos personales de los cuales soy titular en mi calidad de empleado, proveedor, beneficiario, y/o contratista y que, conjunta o separadamente podrá recolectar, usar y tratar mis datos personales conforme a la Política de Tratamiento de Datos Personales de ACEP-CB, disponible en medio físico en la entidad.
Que me ha sido informada la (s) finalidad (es) de la recolección de los datos personales, para el tratamiento de los mismos.
Es de carácter facultativo o voluntario responder preguntas que versen sobre Datos Sensibles o sobre menores de edad.
Mis derechos como titular de los datos son los previstos en la Constitución y la ley, especialmente el derecho a conocer, actualizar, rectificar y suprimir mi información personal, así como el derecho a revocar el consentimiento otorgado para el tratamiento de datos personales.
Los derechos pueden ser ejercidos a través de los canales dispuestos por ACEP-CB y observando la Política de Tratamiento de Datos Personales de la entidad.
Mediante cualquiera de los canales de información dispuestos por ACEP-CB, podré radicar cualquier tipo de requerimiento relacionado con el tratamiento de mis datos personales.
ACEP-CB garantizará la confidencialidad, libertad, seguridad, veracidad, transparencia, acceso y circulación restringida de mis datos y se reservará el derecho de modificar su Política de Tratamiento de Datos Personales en cualquier momento. Cualquier cambio será informado y publicado oportunamente en la página web.
Teniendo en cuenta lo anterior, autorizo de manera voluntaria, previa, explícita, informada e inequívoca a ACEP-CB para tratar mis datos personales y tomar mi huella y fotografía de acuerdo con su Política de Tratamiento de Datos Personales para los fines relacionados con su objeto y en especial para fines legales, contractuales, misionales descritos en la Política de Tratamiento de Datos Personales de ACEP-CB.
La información obtenida para el Tratamiento de mis datos personales la he suministrado de forma voluntaria y es verídica.
De igual forma, me comprometo a usar, tratar y proteger de manera responsable la información suministrada por la entidad para el cumplimiento de mis funciones.
Es de mi conocimiento que en el tratamiento de las bases de datos suministradas por ACEP-CB para la ejecución de mis funciones es considerada sensible, de carácter restringido en su manejo y divulgación. Dicha información es compartida en virtud del proyecto y/o contrato y NO será comercializada, vendida o utilizada para fines diferentes al objeto del mismo.

En señal de conocimiento, aceptación y autorización.

Firma: _________________________________

Nombre: _______________________________

Identificación: ___________________________

POLITICA DE SEGURIDAD Y VIGILANCIA

De acuerdo a lo anterior declaro que he sido informado sobre los medios de seguridad que ejerce ACEP-CB dentro de las instalaciones de sus oficinas; que para ejercer dicha política se encuentran videocámaras y que por medio de los cuales autorizo a ser monitoreado y captado en mi calidad como empleado y/o contratista, dichas imágenes o videos son con fines de seguridad y vigilancia.

En señal de conocimiento, aceptación y autorización.

Firma: _________________________________

Nombre: _______________________________

Identificación: ___________________________